Création et gestion des départements
La mise en place de départements permet de diriger le flux de trafic. Les départements sont particulièrement utiles pour les grandes équipes, en vous permettant de vous assurer que les bons agents répondent aux questions en permettant aux visiteurs de sélectionner un département dans le formulaire de pré-discussion.
Les départements sont également utiles lors de l'attribution des tickets. Lorsque vous attribuez un ticket à un service particulier, tout le monde dans ce service recevra un courriel /une notification.
Avec les départements, vos agents ne perdent pas de temps à essayer de répondre à des questions dont ils ne connaissent pas la réponse ou à donner la mauvaise réponse parce que ce n'est pas dans leur domaine d'expertise.
Voici comment créer un nouveau service ou apporter des modifications à un service existant :
Si vous avez plusieurs propriétés, vérifiez que vous visualisez actuellement la bonne en survolant la souris sur l'icône hamburger en haut du tableau de bord.
Dirigez-vous ensuite vers les départements ⚙️Administration ⮕ User Management⮕ Département.
Ensuite, sélectionnez Modifier le Département.
Dans la section Département, vous verrez une liste de tous les départements actuels avec un aperçu rapide des noms, des descriptions, des membres et s'ils sont utilisés. Pour apporter des modifications à un Département existant, cliquez sur son nom dans la liste pour ouvrir la fenêtre Modifier le Département.
Pour créer un nouveau département, sélectionnez le bouton vert Ajouter un département dans le coin supérieur droit.
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez donner un nom et une description au département nouvellement créé. Faites attention que même si la description ne sera visible que par vous et les agents de votre tableau de bord, le nom sera vu par les visiteurs lorsqu'ils seront invités à sélectionner un Département.
Une fois que vous avez décidé le nom et vous avez donné une description appropriée, il est temps de décider les agents du Département en cochant les cases à côté de leurs noms et photos. La liste des agents sera composée de tous les agents qui ont été ajoutés à la propriété actuelle.
Lorsque vous avez terminé de sélectionner les agents que vous souhaitez ajouter, assurez-vous d'appuyer sur le bouton vert Enregistrer dans le coin inférieur droit de l'écran.
Pour donner aux visiteurs la possibilité de choisir un département, vous devrez configurer le formulaire de pré-discussion. Voici comment configurer le formulaire de pré-discussion:
Ensuite, dirigez-vous vers Administration ⮕ Canaux ⮕ Widget de discussion.
Et, sous Contenu du widget, cliquez sur Modifier le contenu.
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre pour apporter des modifications aux salutations du widget et de modifier le contenu global du widget de chat. Sélectionnez Formulaire de pré-discussion, assurez-vous que le commutateur vert est activé, puis sous les cartes du corps, cliquez sur le bouton +Ajouter et sélectionnez Forme.
Sous sélectionner Formulaire, cliquez sur +Ajouter un Département.
Cela ajoutera une nouvelle option au formulaire de pré-discussion, permettant aux visiteurs de choisir parmi les départements activés. Vous pouvez apporter des modifications et voir comment il apparaîtra aux visiteurs en vérifiant l'éditeur de contenu sur le côté droit de la fenêtre. Si vous souhaitez rendre obligatoire la sélection d'un département, cliquez sur l'astérisque. Il apparaîtra en gris lorsque le remplissage de formulaire est facultatif et en rouge lorsqu'il est obligatoire.
Assurez-vous d'enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton vert Enregistrer dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Avec tout cela configuré, les visiteurs entrant dans le chat sur votre site verront le formulaire de pré-discussion et seront invités à choisir parmi l'un de vos départements avant qu'un chat ne soit lancé.