Ajuster les notifications par mail

Les instructions ci-dessous concernent uniquement les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables.

Les notifications par mail garantissent que les membres de l’équipe soient informés rapidement des discussions manquées, des messages hors ligne et des nouveaux tickets. Cela permet de traiter les demandes des clients dès que possible, en augmentant la responsabilité et l’efficacité au sein de votre équipe de support.

Voici les types de notifications que vous pouvez configurer :

• Transcriptions de discussion

Envoyez les transcriptions de discussion à un département spécifique et à un maximum de 5 membres de l’équipe. Lorsqu’une discussion se termine, les destinataires recevront la transcription complète de la conversation par mail.

• Nouveaux tickets

Avertissez les administrateurs et jusqu’à 5 membres de l’équipe lorsqu’un nouveau ticket de support est créé. Les destinataires recevront un mail avec les détails du ticket tels que l’identifiant du ticket, le nom du client, l’objet et le message.

REMARQUE :

• Les destinataires mentionnés ici seront avertis lorsqu’un nouveau ticket est créé, tant que le ticket n’est pas attribué à un membre de l’équipe.

• Si un ticket est attribué à un membre de l’équipe, seul ce membre sera averti lors de la création du ticket. De plus, lui seul sera averti lorsqu’un client ou d’autres membres de l’équipe répondront à ce ticket.

• Si un membre de l’équipe non attribué répond à un ticket, il ne sera pas averti de ses propres activités.

En savoir plus sur la création et la réponse aux tickets ici.

• Formulaire hors ligne

Lorsque votre équipe de support n’est pas disponible, vous pouvez proposer un formulaire dans la discussion afin que les clients fournissent leurs informations. Vous trouverez les paramètres de ce formulaire sur la page des paramètres du widget de discussion, sous Contenu du widget.

Les destinataires recevront les informations des clients par mail et pourront leur répondre immédiatement. Avertissez un département spécifique et jusqu’à 5 membres de l’équipe lorsque les clients remplissent ce formulaire.

Voici un exemple de formulaire hors ligne :

• Discussion manquée

Une discussion manquée se produit lorsqu’un client commence une conversation mais que personne ne répond. Avertissez un département spécifique et jusqu’à 5 membres de l’équipe lorsqu’une discussion est manquée.

Suivez ces étapes pour configurer vos notifications par mail :

1. Connectez-vous à votre compte tawk.to.

Dans votre Tableau de bord, sélectionnez la propriété pour laquelle vous souhaitez configurer les notifications par mail. Survolez le nom de la propriété pour vous assurer d’avoir sélectionné la bonne.

5. Voici les notifications que vous pouvez configurer :

Transcriptions de discussion

Si vous sélectionnez Le département est sélectionné dans le formulaire de pré-discussion, les transcriptions de discussion seront envoyées par mail au département choisi par les clients dans le formulaire de pré-discussion et à 5 autres agents/adresses mail maximum.

Si vous sélectionnez personne, vous pouvez tout de même ajouter jusqu’à 5 agents/adresses mail.

Pour désactiver cette notification, choisissez personne et supprimez les agents/adresses mail.

Nouveaux tickets

Si vous sélectionnez Tout, des copies des nouveaux tickets seront envoyées par mail à toutes les personnes ajoutées à votre Tableau de bord.

Si vous sélectionnez Seulement les Admins, des copies des nouveaux tickets seront envoyées par mail aux administrateurs de votre Tableau de bord.

Formulaire hors ligne

Si vous sélectionnez Le département est sélectionné dans le formulaire de pré-discussion, les formulaires hors ligne des clients seront envoyés par mail au département choisi par les clients dans le formulaire de pré-discussion et à 5 autres agents/adresses mail maximum.

Si vous sélectionnez personne, vous pouvez tout de même ajouter jusqu’à 5 agents/adresses mail.

Pour désactiver cette notification, choisissez personne et supprimez les agents/adresses mail.

Discussions manquées

Si vous sélectionnez Le département est sélectionné dans le formulaire de pré-discussion, les discussions manquées seront envoyées par mail au département choisi par les clients dans le formulaire de pré-discussion et à 5 autres agents/adresses mail maximum.

Si vous sélectionnez personne, vous pouvez tout de même ajouter jusqu’à 5 agents/adresses mail.

Pour désactiver cette notification, choisissez personne et supprimez les agents/adresses mail.

6. Vérifiez vos paramètres et cliquez sur Enregistrer.

Grâce aux notifications par mail, vous et votre équipe pouvez rester informés des interactions des clients sur votre site. Avec une communication client plus fluide, votre équipe peut se concentrer sur la fourniture d’un support exceptionnel et sur la résolution efficace des problèmes.

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