Ajustement des notifications par courriel

Si vous souhaitez tenir au courant de ce que les visiteurs disent de votre site ou si vous avez besoin d'un autre moyen de garder un œil sur l'activité de chat, plusieurs options peuvent vous aider dans la section Notifications par courriel du tableau de bord.

Voici comment vous assurer que les bonnes personnes sont averties :

Si vous avez plusieurs propriétés, vérifiez que vous visualisez actuellement la bonne en survolant la souris sur l'icône hamburger en haut du tableau de bord.

Ensuite, dirigez-vous vers ⚙️Administration ⮕ Paramètres ⮕ Notifications par courriel.

Sur la page Notifications par courriel, vous verrez une liste d'options pour savoir quand et où quelqu'un au sein de la propriété doit être informé des chats, des tickets et des formulaires.

Toute personne incluse dans l'option Envoyer toutes les transcriptions de chat à recevra les transcriptions complètes de tous les chats répondus. Cela signifie que quelle que soit la personne qui a répondu au chat, le destinataire verra l'intégralité de la conversation par courriel.

L'option Envoyer de nouvelles notifications de ticket peut être utile pour impliquer les personnes qui peuvent aider dès que possible. Par exemple, vous pouvez configurer cela pour envoyer un courriel à votre équipe de dépannage ou informer certains de vos développeurs afin qu'ils puissent commencer à travailler sur un correctif logiciel immédiatement.

Veuillez noter que le destinataire du ticket recevra toujours une copie du billet par courriel. Si vous attribuez un ticket à un département, tous les membres du département recevront le ticket par courriel. Tout membre de l'équipe qui ne souhaite pas recevoir de courriels de ticket peut les filtrer en créant une règle dans son client de messagerie.

Si vous ne pouvez pas être là pour répondre à vos clients tout le temps, l'option Envoyer des notifications de formulaire hors ligne à peut être utile pour vous assurer de ne pas manquer une conversation ou un prospect. Si vous avez demandé l'adresse électronique du visiteur dans le formulaire, vous pourrez le recontacter immédiatement.

La configuration de l'option Envoyer les notifications de chat manqué à peut fonctionner comme une sécurité intégrée pour vous assurer que vous n'avez pas manqué une occasion de répondre à un visiteur. Si quelqu'un ne s'est pas présenté, une notification de chat manqué peut servir de rappel rapide pour répondre aux chats, afin que vous puissiez faire un ajustement le plus tôt possible.

Pour sélectionner l'endroit où les notifications seront envoyées, modifiez l'option de Personne à Tous, Administrateurs uniquement ou Service sélectionné dans le formulaire de pré-discussion. Si vous sélectionnez Tous, un courriel sera envoyé à tous les agents de la propriété. Choisir Seuls les administrateurs enverra un courriel uniquement aux agents de la propriété qui ont le statut d'administrateur.

Si vous souhaitez être plus précis, vous pouvez soit configurer des départements et permettre au visiteur de choisir où envoyer le courriel en sélectionnant l'option Département sélectionné dans le formulaire de pré-discussion, soit ajouter manuellement le courriel d'un agent.