Creare articoli e categorie per la Knowledge Base privata
La Knowledge Base nasce per essere un supporto facilmente accessibile in cui raccogliere e condividere informazioni. È uno strumento fantastico per i tuoi visitatori, e può essere utile anche per tenere traccia delle politiche e delle procedure interne.
Proprio per questo, la Knowledge Base ha diverse opzioni di visibilità. Se vuoi creare articoli solo per il tuo team, puoi farlo.
Gli articoli pubblici vengono visualizzati nella tua Knowledge Base e sono accessibili da chiunque abbia accesso all'URL. È il luogo perfetto per tutorial, domande frequenti, trucchi del mestiere, guide o qualsiasi altro articolo creato per dare supporto ai tuoi utenti. Una volta pubblicato, l'articolo viene indicizzato da Google in modo che sia più facile trovarlo.
Gli articoli privati possono essere visualizzati solo dagli agenti che hanno effettuato l'accesso alla Pannello di Controllo e alla proprietà associata. La creazione di un articolo privato è un ottimo modo per organizzare le informazioni e far sì che i tuoi agenti siano aggiornati riguardo le ultime procedure.
Dunque, come puoi assicurarti che i tuoi articoli privati non siano visibili agli utenti?
L'aggiunta di un nuovo articolo privato a una categoria esistente non avrà alcun effetto sulla tua Knowledge Base Pubblica. Gli utenti non potranno vedere il nuovo articolo. Tuttavia, vedranno comunque gli articoli pubblici e le categorie in cui si trovano gli articoli. Un articolo sarà invisibile agli utenti anche se lo contrassegni come privato e lo pubblichi senza assegnarlo a una categoria.
Per quanto riguarda le categorie il discorso è leggermente diverso, poiché queste ultime non possono essere rese Pubbliche o Private. La visibilità delle categorie è automatica. Ci sono solo due casi in cui una categoria è Privata e gli utenti non sono in grado di vederla.
Se una categoria non contiene articoli rimarrà Privata. Ciò ti permette di creare la tua Knowledge Base senza che i tuoi utenti la vedano prima che sia pronta. È come nascondere il lavoro dietro un'impalcatura in modo da mostrare il capolavoro solo quando è finito.
Il secondo modo per rendere Privata una categoria consiste nell'impostare su Privato tutti gli articoli in essa contenuti. Proprio così, ciascun articolo contenuto nella categoria deve essere Privato se non vuoi che questa sia visibile nella tua Knowledge Base. Se lo stato di un articolo viene modificato in Pubblico, la categoria e quell'articolo diventeranno Pubblici, lasciando nascosti gli altri articoli Privati.