Come creare e gestire i dipartimenti

La creazione di dipartimenti aiuta a dirigere il flusso del traffico. Sono particolarmente utili per team numerosi, poiché assicurano che solo gli agenti giusti rispondano alle domande consentendo ai visitatori di selezionare un dipartimento in un Modulo pre-chat.

I dipartimenti sono utili anche per l’assegnazione dei ticket; quando ne assegni uno a un particolare dipartimento, tutti nel gruppo riceveranno un’email o notifica.

Con i dipartimenti, i tuoi agenti non perdono tempo cercando di rispondere a domande di cui non conoscono la risposta o dando la risposta sbagliata perché non rientra nella loro area di competenza.

Per creare un nuovo dipartimento o apportare modifiche a quellli esistenti, vai alla sezione Amministrazione del Pannello di controllo, cliccando sull’ingranaggio nell’angolo in basso a sinistra. Selezionare Dipartimenti dall’elenco.

Se disponi di più proprietà, assicurati di visualizzare quella corretta passando con il mouse sull’icona menù evidenziata in foto nella parte superiore del pannello di controllo.

Nella sezione Dipartimenti, vedrai un elenco di tutti i dipartimenti attuali con una rapida panoramica di nomi, descrizioni e membri. Per apportare modifiche a un reparto esistente, clicca sul suo nome nell’elenco per aprire la finestra Modifica dipartimento.

Per creare un nuovo dipartimento, seleziona il tasto verde Aggiungi dipartimento nell’angolo in alto a destra.

Si aprirà una nuova finestra in cui poter assegnare Nome e Descrizione al dipartimento appena creato. Tieni presente che mentre la descrizione verrà visualizzata solo da te e dagli agenti nel tuo pannello di controllo, il nome invece sarà visualizzato dai visitatori quando viene chiesto loro di selezionare un dipartimento.

Dopo aver deciso un nome e aver fornito una descrizione appropriata, è il momento di rivolgersi agli agenti, selezionando le caselle accanto ai loro nomi e alle immagini. L’elenco degli agenti sarà composto da tutti coloro che sono stati aggiunti alla proprietà corrente.

Quando hai finito di selezionare gli agenti che desideri aggiungere, assicurati di premere il tasto verde Salva nell’angolo in basso a destra.

Per dare ai visitatori la possibilità di scegliere un dipartimento, dovrai impostare il modulo pre-chat. Per fare ciò, clicca sull’opzione Widget di Chat nell’elenco della sezione Amministrazione.

Quindi, seleziona su Modifica Contenuto sotto l’intestazione Contenuto Widget.

Si aprirà una nuova finestra che ti consentirà di apportare modifiche ai saluti del widget e modificare il suo contenuto generale. Seleziona Pre-chat, assicurati che l’interruttore verde sia selezionato, quindi fai riferimento a Schede del corpo, cliccando su + Aggiungi e seleziona Modulo.

Su Modulo, clicca su +Aggiungi dipartimento.

In questo modo comparirà una nuova opzione al modulo pre-chat, consentendo ai visitatori di scegliere tra i dipartimenti abilitati. Puoi apportare modifiche e dare un’occhiata a come apparirà, controllando l’editor dei contenuti sul lato destro della finestra. Se desideri rendere obbligatoria la selezione di un dipartimento, ti basterà cliccare sull’asterisco.

Assicurati di salvare le modifiche, cliccando su Salva nell’angolo in basso a destra della finestra.

Una volta impostate tutte le opzioni, i visitatori che accedono alla chat sul tuo sito, vedranno il modulo pre-chat e gli sarà richiesto di scegliere tra uno dei tuoi dipartimenti prima di avviare una conversazione online.