Come creare e gestire i dipartimenti

Organizzare i tuoi agenti in dipartimenti può aiutarti a semplificare le conversazioni, gestire meglio il carico di lavoro e migliorare l’esperienza del cliente. In tawk.to, puoi creare dipartimenti per diverse aree aziendali (come vendite, supporto o fatturazione) e assegnare gli agenti di conseguenza.

I dipartimenti ti permettono di raggruppare gli agenti in base ai loro ruoli o responsabilità. Questo è particolarmente utile quando hai team diversi che gestiscono specifici tipi di richieste.

Puoi aggiungere un'opzione Dipartimento nel modulo Pre-Chat, così i visitatori potranno essere indirizzati al team più adatto già all'inizio della conversazione.

Per saperne di più: Configura un modulo Pre-Chat con l’opzione per selezionare un Dipartimento.

Come creare un Dipartimento

1. Accedi al tuo account tawk.to.

2. Seleziona la proprietà corretta.

1. Clicca su Amministrazione nel menu in alto.

1. Clicca su Gestione utenti nel menu a sinistra, poi seleziona Dipartimenti.

1. Clicca su Aggiungi Dipartimento nell’angolo in alto a destra.

1. Inserisci un Nome per il tuo dipartimento (ad esempio, Vendite, Supporto) e aggiungi una breve Descrizione. Quindi, seleziona gli agenti da includere in questo dipartimento spuntando le caselle accanto ai loro nomi.

1. Clicca su Salva. Il tuo nuovo dipartimento verrà visualizzato nella pagina dei Dipartimenti.

Gestione dei Dipartimenti

Dopo aver creato un dipartimento, puoi modificarlo o eliminarlo in qualsiasi momento.

Modificare un Dipartimento

1. Clicca sul dipartimento che desideri modificare.

1. Aggiorna, se necessario, il Nome del dipartimento, la Descrizione o gli agenti assegnati. Poi clicca su Aggiorna.

Eliminare un Dipartimento

1. Seleziona la casella accanto al dipartimento.

2. Clicca sull’icona del Cestino (Elimina).

1. Nella finestra di conferma di eliminazione, scegli l’agente o il dipartimento a cui vuoi riassegnare le conversazioni del dipartimento che stai eliminando.Poi, clicca su Elimina.

Nota: Eliminare un dipartimento non rimuove gli agenti associati dalla tua proprietà; elimina solo il dipartimento stesso.

Puoi abilitare e personalizzare il modulo Pre-Chat per permettere ai visitatori di scegliere un dipartimento prima di iniziare una chat. Questo assicura che le conversazioni vengano indirizzate fin da subito al team giusto. I visitatori vedranno un menu a tendina con i dipartimenti disponibili quando avviano una conversazione.

Per saperne di più su come configurare il modulo Pre-Chat con i dipartimenti, consulta questa guida: Configura un modulo Pre-Chat con l’opzione per selezionare un Dipartimento.

Trasferire le chat tra dipartimenti

Una volta creati i dipartimenti, puoi trasferire facilmente le chat a un gruppo di membri del team invece che a un singolo agente.

La cronologia della conversazione rimane intatta, garantendo un passaggio fluido senza interrompere l’esperienza del cliente.

Scopri di più qui: Trasferire una chat

Assegnare i ticket ai dipartimenti

Quando crei o aggiorni un ticket, puoi assegnarlo a dipartimenti specifici. Questo aiuta a organizzare le attività e garantisce che il team giusto gestisca ogni richiesta.

Per saperne di più, consulta la guida: Assegnazione dei ticket

Considerazioni aggiuntive

I dipartimenti possono migliorare i report permettendoti di filtrare le chat in base all’attività di ciascun dipartimento.

Gli agenti possono essere aggiunti a più dipartimenti.

Se i visitatori non selezionano un dipartimento nel modulo Pre-Chat, le chat verranno indirizzate in base alle impostazioni predefinite o ai trigger configurati.

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