Création d'articles et de catégories privées dans la base de connaissances

La base de connaissances a été créée pour être un lieu rapide et facile pour collecter et partager d'informations. Cela fait des merveilles pour vos visiteurs et peut également être utile pour suivre les politiques et procédures internes.

C'est pour cette raison la base de connaissances dispose d'options de visibilité. Si vous souhaitez créer des articles uniquement pour votre équipe, vous le pouvez.

Les articles publics sont affichés dans votre base de connaissances et sont disponibles pour toute personne ayant accès à l'URL. C'est un endroit parfait pour les tutoriels, les questions fréquemment posées, les conseils avancés, les guides ou tout autre article créé pour aider vos visiteurs. Une fois qu'un article est publié, il sera indexé par Google afin qu'il soit plus facile à trouver.

Les articles privés ne peuvent être consultés que par les agents connectés au tableau de bord et connectés à la propriété associée. La publication d'un article privé est un excellent moyen d'organiser les informations et de tenir vos agents au courant des dernières procédures.

Alors, comment vous assurez-vous que vos articles privés n'apparaissent pas là où ils ne devraient pas?

L'ajout d'un nouvel article privé à une catégorie existante n'aura aucun effet extérieur sur votre base de connaissances. Les visiteurs ne pourront pas voir le nouvel article. Cependant, ils verront toujours les articles publics et les catégories dans lesquelles les articles se trouvent. Un article sera également invisible pour les visiteurs si vous le marquez comme privé et le publiez sans l'attribuer à une catégorie.

Les catégories est une autre histoire, car elles ne peuvent pas être définies sur Public ou Privé. La visibilité des catégories est automatique. Il n'y a que deux cas dans lesquels une catégorie est privée et les visiteurs ne peuvent pas la voir.

Si une catégorie ne contient aucun article, elle restera privée. De cette façon, vous pouvez développer votre base de connaissances sans vous soucier que vos visiteurs la voient avant qu'elle ne soit prête. 

La deuxième façon consiste à définir chacun des articles de la catégorie sur Privé. C'est vrai, chaque article de la catégorie doit être privé pour qu'il n'apparaisse pas dans votre base de connaissances. Si un article est marqué comme Public, la catégorie et cet article seulement deviendront Public.