Créer des articles et des catégories privés dans la Base de connaissances

La Base de connaissances a été conçue pour être un espace rapide et simple pour rassembler et partager des informations. Cela fonctionne à merveille pour vos visiteurs et peut aussi être utile pour suivre les procédures et politiques internes.

C’est pourquoi la Base de connaissances propose des options de Visibilité. Si vous souhaitez créer des Articles réservés uniquement à votre équipe, c’est possible.

Les Articles Publics sont affichés dans votre Base de connaissances et sont accessibles à toute personne disposant de l’URL. C’est l’endroit idéal pour publier des tutoriels, des FAQ, des astuces avancées, des guides ou tout autre Article destiné à aider vos visiteurs. Une fois un Article Publié, il sera indexé par Google, ce qui le rendra plus facile à trouver.

Les Articles Privés ne peuvent être consultés que par les agents connectés au Tableau de bord et authentifiés dans la propriété associée. Publier un Article Privé est une excellente façon d’organiser les informations et de tenir vos agents informés des dernières procédures.

Alors, comment vous assurer que vos Articles Privés ne s’affichent pas là où ils ne devraient pas ?

Ajouter un nouvel Article Privé à une Catégorie existante n’aura aucun effet visible sur votre Base de connaissances. Les visiteurs ne pourront pas voir le nouvel Article. Cependant, ils verront toujours les Articles Publics ainsi que les Catégories dans lesquelles ces Articles se trouvent. Un Article sera également invisible pour les visiteurs si vous le marquez comme Privé et que vous le Publiez sans l’assigner à une Catégorie.

Les Catégories fonctionnent un peu différemment, car elles ne peuvent pas être définies comme Publiques ou Privées. La Visibilité des Catégories est automatique. Il n’existe que deux cas où une Catégorie est Privée et n’est pas visible par les visiteurs.

Si une Catégorie ne contient aucun Article, elle restera Privée. Cela vous permet de construire votre Base de connaissances sans vous soucier que vos visiteurs y accèdent avant qu’elle ne soit prête. C’est un peu comme cacher l’échafaudage pour que l’on ne voie que le produit fini une fois terminé.

La deuxième façon pour qu’une Catégorie devienne Privée est que chacun des Articles qu’elle contient soit défini comme Privé. Exactement, tous les Articles de la Catégorie doivent être Privés pour qu’elle n’apparaisse pas dans votre Base de connaissances. Si un seul Article passe en Public, la Catégorie ainsi que cet Article deviendront Publics, tandis que le reste des Articles Privés restera masqué.

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