Utilizzo dei template WhatsApp
Le istruzioni riportate di seguito sono valide solo per desktop e laptop.
Se hai collegato il tuo account WhatsApp (tramite WABA) a tawk.to, puoi utilizzare template WhatsApp pre-approvati per inviare messaggi quando un cliente non ti ha contattato nelle ultime 24 ore.
Questa guida ti mostra dove trovare i template, come sincronizzarli e come usarli correttamente, restando conforme alle politiche di WhatsApp.
Cos’è un template WhatsApp?
Un template WhatsApp è un formato di messaggio pre-approvato e strutturato.
Lo utilizzi quando vuoi avviare una conversazione con un cliente che non ti ha scritto nelle ultime 24 ore.
WhatsApp richiede questo approccio basato sui template per i messaggi outbound fuori dalla finestra delle 24 ore.I template possono essere utilizzati per messaggi di marketing, aggiornamenti transazionali (es. conferma ordine, aggiornamento spedizione) o altre comunicazioni di tipo utilitario.
I template permettono la personalizzazione tramite segnaposto (ad esempio: “Ciao {{1}}, il tuo ordine arriverà il {{2}}”) e possono includere anche media avanzati o pulsanti (a seconda di quanto approvato).
Perché è importante?
WhatsApp non consente messaggi arbitrari verso il cliente al di fuori della finestra delle 24 ore — sono permessi solo i template pre-approvati.
Dove trovare i template in tawk.toAccedi al tuo account tawk.to e seleziona la proprietà corretta.
Fai clic su Administration nella barra di navigazione a sinistra.
Fai clic su Integrations nel sottomenu a sinistra.
Fai clic su Messaging.
Quindi seleziona WhatsApp.
Fai clic sulla scheda Settings.
Apri la scheda Templates. Qui vedrai tutti i template sincronizzati dai tuoi account WABA collegati.
Vedrai le seguenti informazioni per ogni template:
- Template Name: il nome del template
- WABA Account: nome e ID del WhatsApp Business Account collegato
- Category: Authentication, Marketing o Utility
- Template Status: APPROVED, PENDING o REJECTED
- Last Template Sync: data e ora dell’ultima sincronizzazione dei template
- Sync Logs: stato dell’ultima sincronizzazione per template: SUCCESS, FAILED o PENDING
- Actions: per i template supportati (non authentication), un’icona a forma di “occhio” permette di visualizzare l’anteprima del template
Durante la sincronizzazione, il pulsante mostra “Syncing…”, e tawk.to recupererà i template approvati dai tuoi account WABA collegati.
Appare un messaggio di successo quando la sincronizzazione è completata.
Quando dovresti sincronizzare i template?
- Dopo aver aggiunto nuovi template nel tuo WABA / Meta Business Manager.
- Quando dei template sono stati recentemente approvati o rifiutati.
- Quando vuoi semplicemente aggiornare e assicurarti che la lista dei template sia aggiornata.
Controlla la colonna Sync Logs per eventuali template contrassegnati come FAILED.
Clicca su “FAILED” per visualizzare il motivo del fallimento.Cause comuni:
- L’autenticazione del tuo account WABA è scaduta — prova a riconnettere l’account.
- Un template è ancora in attesa di approvazione (PENDING) da parte di WhatsApp/Meta.
- Problemi temporanei di rete o del server.
Categorie e stato dei template
Categorie
- Authentication: per password monouso (OTP), codici di verifica, messaggi di login o verifica account.
- Marketing: per messaggi promozionali o di outreach (es. offerte, newsletter).
- Utility: per messaggi transazionali o utili — aggiornamenti ordine, conferme, avvisi di spedizione, notifiche, ecc.
Valori di stato
- APPROVED — Il template è approvato da WhatsApp/Meta ed è pronto per l’uso.
- PENDING — Il template è stato inviato ma è in attesa di approvazione.
- REJECTED — Il template è stato rifiutato da WhatsApp/Meta e non può essere utilizzato.
Anteprima, ricerca e filtro dei template
Per visualizzare l’anteprima di un template: posiziona il cursore sull’icona a forma di occhio a destra del template.
Apparirà un pop-up che mostra la struttura e i componenti del template (testo, segnaposto, media/pulsanti, se presenti).
Solo i template supportati (ovvero non di tipo authentication) possono essere visualizzati in anteprima.
Per cercare i template: utilizza la barra di ricerca in alto nella scheda Templates.
Digita una parte o l’intero nome del template: i risultati si aggiornano mentre scrivi.
Per filtrare i template: utilizza i controlli di filtro per restringere la ricerca in base al WABA Account o alla Categoria.
I template non utilizzabili in tawk.to (ad esempio i template di autenticazione) appaiono grigiati: non potrai inviarli né visualizzarli in anteprima.
Invio di messaggi WhatsApp da tawk.to: quando usare i template e quando no I template sono obbligatori per nuove conversazioni.
Per la policy di WhatsApp: tutti i messaggi outbound verso clienti che non ti hanno scritto nelle ultime 24 ore devono utilizzare template pre-approvati.
I template non sono necessari se la conversazione esiste già.Se provi a creare una nuova conversazione ma ne esiste già una per quel contatto, tawk.to lo rileverà e ti reindirizzerà automaticamente alla conversazione esistente con questo avviso:
“WhatsApp conversation already exists. Redirecting to existing conversation.”Avviare una nuova conversazione
(Outbound → Cliente)Vai alla tua Inbox e clicca su Compose.
Seleziona un contatto esistente o creane uno nuovo.
Seleziona la Inbox WhatsApp corretta.
Fai clic su Select Template nel campo Reply. Questo è necessario per avviare una conversazione se il cliente non ti ha scritto nelle ultime 24 ore.
Dopo aver selezionato un template, compila eventuali parametri (segnaposto) necessari e invia il messaggio.
Considerazioni importanti
- A causa dei requisiti di policy di WhatsApp/Meta, i template di authentication (es. OTP, codici di login) non sono supportati da tawk.to e appariranno grigiati/non utilizzabili.
- Mantieni sempre aggiornata la lista dei template sincronizzando quando prevedi l’aggiunta di nuovi template o quando cambia lo stato di approvazione.
- Solo i template approvati (di tipo Marketing o Utility) possono essere utilizzati per i messaggi WhatsApp in uscita.
- Visualizza sempre un’anteprima del template prima di inviare, per evitare di inviare messaggi incompleti o errati.
- Assicurati che i parametri (segnaposto) del template siano compilati correttamente prima dell’invio: parametri errati possono causare errori di invio o rifiuti.
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