Creación y gestión de departamentos
La creación de departamentos ayuda a dirigir el flujo de tráfico. Los Departmentos son especialmente útiles para los equipos grandes, lo que te permite asegurarte de que solo los agentes adecuados respondan las preguntas al permitir que los visitantes seleccionen un departamento en un Formulario de Pre-Chat.
Los Departmentos también son útiles a la hora de asignar tickets. Cuando asignes un ticket a un departamento en particular, todos en ese departamento recibirán el correo electrónico o notificación.
Con los departamentos, tus agentes no pierden el tiempo tratando de responder preguntas cuyas respuestas no conocen o dando una respuesta incorrecta porque no está en su área de especialización.
Para crear un nuevo departamento o realizar cambios en uno existente, dirígete a la sección Administración del Tablero de control haciendo clic sobre el engranaje en la esquina inferior izquierda. Luego, selecciona Departmentos de la lista Gestión de Usuarios.
Si tienes varias propiedades, asegúrate de que actualmente estás viendo la correcta colocando el cursor sobre el ícono de hamburguesa en la parte superior del Tablero de control.
En la sección Departmentos, verás una lista de todos los departamentos actuales con una descripción general rápida de los nombres, descripciones, miembros y también podrás saber si están en uso o no. Para realizar cambios en un departamento existente, haz clic en su nombre en la lista para abrir la ventana Editar Departmento.
Para crear un nuevo departamento, selecciona el botón verde Añadir Departmento en la esquina superior derecha.
Esto abrirá una nueva ventana donde puedes dar un Nombre y una Descripción al departamento recién creado. Ten en cuenta que, si bien tú y los agentes solo verán la Descripción en su Tablero de control, los visitantes verán el Nombre cuando se les solicite que seleccionen un departamento.
Una vez que hayas decidido un nombre y hayas proporcionado una descripción adecuada, es hora de que los agentes del Departamento marquen las casillas junto a sus nombres y fotografías. La lista de agentes estará compuesta por todos los agentes que se han agregado a la propiedad actual.
Cuando hayas terminado de seleccionar los agentes que deseas agregar, asegúrate de presionar el botón verde Guardar en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Para que los visitantes tengan la opción de elegir un departamento, deberás configurar el Formulario de Pre-Chat. Para hacer esto, haz clic en la opción Widget de Chat debajo de la lista Canales en la sección Administración.
Ahora haz clic en el botón Editar Contenido debajo del encabezado Contenido del Widget.
Esto abrirá una nueva ventana que te permitirá realizar cambios en los saludos del widget y cambiar el contenido general del widget de chat. Selecciona Formulario de Pre-Chat y asegúrate de que el interruptor verde esté encendido, luego haz clic en la opción azul + Añadir Departmento.
Esto agregará una nueva opción al Formulario de Pre-Chat, permitiendo a los visitantes elegir entre los departamentos habilitados. Puedes realizar cambios y ver cómo se verá para los visitantes consultando el Editor de Contenido en el lado derecho de la ventana. Si deseas que la selección de un departamento sea obligatoria, haz clic en el asterisco. Aparecerá gris cuando completar el formulario sea opcional y rojo cuando sea obligatorio.
Asegúrate de guardar tus cambios haciendo clic en el botón verde Guardar en la esquina inferior derecha de la ventana.
Con todo esto configurado, los visitantes que ingresen al chat en tu sitio, verán el Formulario de Pre-Chat y se les pedirá que elijan uno de tus Departamentos antes de que se inicie un chat.