Creación de artículos y categorías privadas en la Base de Conocimientos

La Base de Conocimientos fue creada como un lugar para que puedas recopilar y compartir información de manera fácil y rápida. Esto funciona de maravilla para tus visitantes y también puede ser útil para el seguimiento de las políticas y procedimientos internos.

Por eso la Base de Conocimientos tiene opciones de visibilidad. Si quieres hacer artículos sólo para tu equipo, puedes hacerlo.

Los artículos Públicos se muestran en tu Base de Conocimientos y están disponibles para cualquiera que tenga acceso a la URL. Es un lugar perfecto para tutoriales, preguntas frecuentes, consejos avanzados, guías o cualquier otro artículo creado para ayudar a tus visitantes. Una vez publicado un artículo, será indexado por Google para que sea más fácil de encontrar.

Los artículos Privados sólo pueden ser vistos por los agentes que hayan iniciado sesión en el Tablero de Control y en la propiedad asociada. Publicar un artículo privado es una excelente manera de organizar la información y mantener a tus agentes actualizados con los procedimientos más recientes.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que tus artículos privados no aparezcan donde no deberían?

Añadir un nuevo artículo privado a una categoría existente no tendrá ningún efecto externo en tu Base de Conocimientos. Los visitantes no podrán ver el nuevo artículo. Sin embargo, seguirán viendo los artículos públicos y las categorías en las que se encuentran los artículos. Un artículo también será invisible para los visitantes si lo marcas como privado y lo publicas sin asignarlo a una categoría.

Sin embargo, las categorías actúan de forma un poco diferente, ya que no se pueden configurar como Públicas o Privadas. La visibilidad de las categorías es automática. Solo hay dos casos en los que una categoría es Privada y los visitantes no pueden verla.

Si una categoría no contiene ningún artículo, seguirá siendo Privada. De esta manera, puedes construir tu Base de Conocimientos sin preocuparte de que tus visitantes la vean antes de que esté lista. Es como esconder el andamiaje para que sólo se vea el producto acabado cuando esté terminado.

La segunda forma de establecer una categoría como Privada es que cada uno de los artículos de la misma se establezca como Privado. Así es, cada artículo de la categoría debe ser Privado para que no aparezca en tu Base de Conocimientos. Si un artículo se cambia a Público, la categoría y ese mismo artículo se convertirán en Públicos, dejando el resto de los artículos Privados ocultos.